Privacyverklaring Cubigo

Deze versie is van toepassing vanaf 25/07/2023.

1. Inleiding
Wij hechten veel waarde aan de privacy en veilige verwerking van uw gegevens. Transparantie met betrekking tot het gebruik van uw persoonlijke gegevens is cruciaal voor het opbouwen van vertrouwen, goodwill en een sterke relatie met al onze belanghebbenden. Daarom is deze privacyverklaring relevant voor alle Cubigo stakeholders, of u nu een bezoeker van www.cubigo.com, prospect, klant, partner, leverancier, werknemer, contractant of meer bent. In sectie 1 vertellen we u welke persoonlijke informatie we over u hebben en hoe we uw persoonlijke gegevens verwerken.
Wat uw relatie met Cubigo als bedrijf betreft, opereert Cubigo in de rol van verantwoordelijke voor de verwerking (Verwerkingsverantwoordelijke) van uw persoonsgegevens. We benadrukken de overeenkomstige verantwoordelijkheden tegenover u in sectie 2. Wat uw relatie met Cubigo als eindgebruiker van het Cubigo Community platform betreft, verwijzen we naar de overeenkomstige privacyclausule.

Deel 1 : Algemene principes

1.1 Motivatie
Eerst willen we de belangrijkste redenen achter dit Privacybeleid benadrukken:

• Uitleggen hoe we de informatie gebruiken die je met ons deelt;
• Ervoor zorgen dat je begrijpt welke informatie we met jouw toestemming verzamelen en wat we er wel en niet mee doen;
• Ons verantwoordelijk houden voor het beschermen van uw rechten en privacy onder dit beleid.

Hierbij bevestigen we onder andere dat we voldoen aan de wettelijke vereisten voor de verwerking van persoonlijke gegevens, volgens nationale regelgeving en afgedwongen door de Europese GDPR-regelgeving.

1.2 Wettelijke grond

Wij verwerken uw persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden:

• op basis van uw toestemming
• op basis van een gerechtvaardigd belang waarbij we een belangenafweging hebben gemaakt
• voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent
• omdat het noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan Cubigo is onderworpen

Als we persoonsgegevens hebben verzameld op grond van een gerechtvaardigd belang of overeenkomst, dan mogen we deze gegevens in de toekomst ook gebruiken voor een ander doel dat verenigbaar is met het oorspronkelijke doel. We mogen dit alleen doen als we rekening houden met de relatie tussen het oorspronkelijke en het toekomstige doel, de context voor gegevensverwerking, het type gegevens, de toegepaste beveiligingsmaatregelen en de impact voor u als betrokkene.

1.3 Contact opnemen

Het bedrijf dat uw persoonsgegevens verwerkt, al dan niet namens zijn partners, is: Cubigo nv, België

Als u vragen hebt over het privacybeleid van Cubigo, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van Cubigo (DPO) via [e-mail].

Cubigo, België

Corda Campus Hal B

Kempische Steenweg 303 bus 103

3500 Hasselt, België

KBO : BE 0838 815 319

Volledigheidshalve delen wij u mee dat, indien ons antwoord niet aan uw behoeften voldoet, u het recht hebt een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsauthoriteit (GBA), op het e-mailadres [e-mail].

1.4.Persoonsgegevens die verzameld worden

1.4.1 Persoonlijke informatie

De persoonlijke informatie die we verzamelen omvat:

• Informatie die u verstrekt bij het bezoeken van onze website, inclusief gerelateerde cookie-informatie volgens uw cookie-voorkeuren;
• Informatie die u verstrekt bij het invullen van een contactformulier op onze website;
• Informatie die u verstrekt wanneer u zich abonneert op onze nieuwsbrief;
• Informatie die u ons verstrekt in het kader van enquêtes of andere marketingcommunicatie;
• Alle andere informatie die u ons stuurt, zoals wanneer u ons contacteert met vragen of opmerkingen;
• Informatie die u verstrekt wanneer u Cubigo volgt op LinkedIn;
• Informatie die u verstrekt wanneer u zich inschrijft voor een Cubigo webinar;
• Door u verstrekte informatie met betrekking tot commerciële zakelijke contacten en partnerschap;
• Informatie door u verstrekt als kandidaat-werknemer;
• Informatie door u verstrekt als freelance-contractant;
• Informatie die u ons verstrekt als werknemer, waaronder uw naam, e-mailadres, adres en andere gegevens die u ons verstrekt (geboortedatum, telefoonnummer, rekeningnummer) om uw tewerkstelling bij Cubigo te formaliseren en op te volgen.

1.4.2. Bijzondere persoonsgegevens

Hoewel we in principe geen gevoelige persoonlijke gegevens verzamelen (zoals gegevens over ras, etnische afkomst, geloofsovertuiging, criminele achtergrond, lichamelijke of geestelijke gezondheid en/of seksuele voorkeuren), is het mogelijk dat dit soort informatie - al dan niet impliciet - wordt verwerkt. We willen uw aandacht vestigen op dit feit en u bewust maken van de gevoeligheid van deze gegevens. Uiteraard nemen we de nodige maatregelen om alle persoonlijke gegevens die u met Cubigo deelt veilig te verwerken en te beschermen.

1.5. Verzamelen van uw gegevens
De meeste persoonlijke gegevens worden verstrekt of geregistreerd door uzelf als (kandidaat-)werknemer, aannemer, leverancier, klant of (website-)bezoeker. Hoewel we ook automatisch persoonsgegevens kunnen ontvangen via uw computersysteem.

1.6 Bescherming van uw persoonlijke gegevens 

Met ISO27001 als richtlijn hebben we diepgaande veiligheidsmaatregelen geïmplementeerd om een gepast veiligheidsniveau te garanderen in functie van de technologische evolutie, de aard, de omvang, de context en het doel van de verwerking. Daarom installeren en onderhouden we passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of ongewenste vernietiging, verlies, wijziging, toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking.

Wij slaan uw persoonsgegevens op in een regionaal gescheiden datacenter dat wordt beheerd door een kwalitatieve partner (subverwerker) die grondig is beoordeeld en met wie Cubigo International nv een gegevensverwerkingsovereenkomst heeft gesloten. Alle persoonsgegevens worden gecodeerd met SSL-technologie (Secure Socket Layer).

Bij elke overdracht van persoonsgegevens aan een verwerker, doen we dit in overeenstemming met de voorwaarden van deze Privacyverklaring en volgen we de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming om adequate waarborgen te garanderen.

1.7 Duur van het bijhouden van de gegevens

We bewaren je persoonlijke gegevens in overeenstemming met de levensduur van onze zakelijke relatie en niet langer dan noodzakelijk. Als werknemer of freelancer/contractant is de bewaartermijn van de gegevens vastgelegd in de arbeidsovereenkomst.

1.8 Links naar websites van derden

Onze website en Cubigo Community kan links bevatten naar websites, producten en / of diensten van derden. Indien deze websites niet door Cubigo International nv worden beheerd, is op deze websites niet de privacyverklaring van Cubigo maar wel die van de desbetreffende websites van toepassing.

1.9 Kunnen kinderen Cubigo Community gebruiken?

Cubigo richt zich niet tot minderjarige personen en we wensen geen persoonsgegevens van minderjarigen te verzamelen. Personen jonger dan 18 jaar kunnen toegang krijgen tot de Cubigo website of zich abonneren op de Cubigo nieuwsbrief of marketingcommunicatie, hoewel dit niet de bedoeling is. In het geval van minderjarige gebruikers zijn de ouders of wettelijke voogden volledig verantwoordelijk voor alle acties die door de minderjarige worden ondernomen.

1.10 Wijzigen van deze privacyverklaring

Overeenkomstig wijzigende regelgeving, context en behoeften is deze privacyverklaring onderhavig aan updates. De meest recente versie van de privacyverklaring is steeds toegankelijk via de website van en bevat een tijdsaanduiding. Belangrijke wijzigingen zullen u steeds meegedeeld worden.

Sectie 2: Cubigo als Verwerkingsverantwoordelijke 

Cubigo wil met alle belanghebbenden communiceren over zijn aanbod, bedrijfsupdates en vacatures via zijn website, nieuwsbrief, LinkedIn nieuwsfeed en webinars. Om deze doelstellingen te bereiken, verwerkt Cubigo een aantal persoonsgegevens en treedt het op als Verwerkingsverantwoordelijke . Meer informatie over het doel en uw rechten vindt u in deze sectie.

2.1. Doeleinden voor gegevensverwerking - vanuit de rol als Verwerkingsverantwoordelijke (controller)

Als Verwerkingsverantwoordelijke verzamelt Cubigo persoonsgegevens voor de volgende specifieke doeleinden:

• Om u te informeren over Cubigo bedrijfs-, markt- en productupdates
• Om u als bezoeker van www.cubigo.com een kwalitatieve gebruikerservaring te garanderen
• Om een zakelijke relatie met u als prospect, klant, leverancier of partner op te bouwen en te onderhouden
• Om een zakelijke relatie met u als (kandidaat-)werknemer of (kandidaat-)aannemer op te bouwen en te onderhouden
• Om een zakelijke relatie met u aan te gaan en te onderhouden als investeerder of stakeholder

Op basis van de persoonlijke gegevens die we over u hebben en om onze communicatie en zakelijke relatie te optimaliseren, kunnen we uw voorkeuren en behoeften analyseren, evalueren en beoordelen om ons productaanbod en onze gebruikerservaring te verbeteren. Voor de duidelijkheid benadrukken we dat deze activiteiten kunnen worden gekwalificeerd als 'profilering'.
We verkopen, verhandelen of dragen uw persoonlijke gegevens nooit over aan derden, tenzij we u hierover vooraf informeren en u ons hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming geeft. Bepaalde informatie die niet kan leiden tot de identificatie van een natuurlijke persoon, zoals website-/platformstatistieken en soortgelijke gegevens, kunnen worden gedeeld met externe partijen voor marketing-, reclame- of andere doeleinden.

2.2 Relevant en redelijk

Wij verwerken uw persoonsgegevens op een eerlijke en rechtmatige manier. Dit betekent dat we uw persoonsgegevens alleen verwerken voor de legitieme doeleinden die expliciet in deze privacyerklaring worden vermeld. Bovendien zorgen we ervoor dat het type en de hoeveelheid persoonlijke gegevens die we verzamelen altijd relevant is en in redelijke verhouding staat tot de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

2.3 Uitoefening van uw rechten

Voor de doeleinden waarvoor Cubigo als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, kunt u uw rechten rechtstreeks bij Cubigo uitoefenen door ons een schriftelijk en ondertekend verzoek, vergezeld van een kopie van uw identiteitskaart, te sturen naar [e-mail]. Wij zullen zo snel mogelijk op uw verzoek reageren.

2.3.1.Recht van inzage

Iedereen die zijn identiteit bewijst, heeft recht op toegang tot de persoonsgegevens die we van hem of haar verwerken. Dit betekent dat u het recht hebt om ons informatie te vragen over de data die we verwerken, de doelen waarvoor we persoonsgegevens verwerken, de categorieën van persoonsgegevens waarop de verwerking betrekking heeft en de categorieën van personen aan wie we deze gegevens meedelen. Deze privacyverklaring vormt hiertoe een eerste aanzet. U heeft het recht ons te vragen om u een overzicht te bezorgen van alle persoonsgegevens die we over u bezitten en verwerken, alsook van de bron waaruit we deze verkregen en dit in een begrijpelijke vorm.

2.3.2. Recht op rechtzetting

Wanneer we persoonsgegevens verwerken, is het belangrijk dat deze gegevens correct zijn. Daarom kan u niet-correcte of onvolledige persoonsgegevens steeds verbeteren of laten wissen.

Aangezien wij fouten of onvolledigheden in uw persoonsgegevens niet zelf kunnen detecteren, rekenen we erop dat u ons informeert over eventuele onjuistheden of onvolledigheden en de nodige aanpassingen doet aan uw registratiegegevens.

2.3.3. Recht van verzet / recht “om vergeten” te worden

Elke gebruiker kan zijn recht van verzet tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen kosteloos en zonder verdere toelichting uitoefenen. De gebruiker kan zich echter niet verzetten tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van zijn contractuele verplichtingen. Cubigo zal binnen de dertig (30) dagen een bevestiging sturen van de schrapping van de persoonsgegevens.

2.3.4. Recht om toestemming in te trekken

Elke gebruiker heeft het recht om de toestemming die hij ons hebt gegeven op elk moment in te trekken. Dit heeft tot gevolg dat wij de verwerking van uw gegevens op basis van deze toestemming in de toekomst niet langer mogen voortzetten.

2.3.5. Recht op beperking van de verwerking

U heeft als gebruiker het recht om een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te vragen, voor zover de juistheid van de gegevens door u wordt betwist of de verwerking onwettig zou zijn. Maar u maakt bezwaar tegen het wissen ervan en wij de gegevens niet langer nodig hebben, maar u deze wel nodig heeft voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen of u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking op grond van artikel 21 van de GDPR.

2.3.6. Recht op verwijdering

U hebt het recht om de verwijdering van uw persoonsgegevens die door ons zijn opgeslagen te verzoeken, tenzij de verwerking noodzakelijk is voor de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, om redenen van algemeen belang of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

1.11 Opheffing van deze privacyverklaring

Indien u niet (langer) akkoord gaat met de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze Privacyverklaring, kunt u uw rechten als betrokkene uitoefenen (zie artikel 8). Stuur uw verzoek naar [e-mail]. De vraag tot verwijdering is onherroepelijk en kan niet teruggedraaid worden.

U kunt zich uitschrijven uit e-mails van Cubigo International NV, door onderaan de e-mail op “Uitschrijven” te klikken. Onmisbare servicegerelateerde e-mails zullen steeds verstuurd worden.